当前位置:首页 >> 公共/行政管理 >>

项目四


项目四 办公室用品和设备管理

认 识 办 公 用 品

办公用品的具体分类有:
一是纸簿类消耗品:A4、B5等办公复印纸、信 纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标 签纸 二是笔尺类消耗品:铅笔、刀片签字笔、橡皮 擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、 日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品:大头针、图钉荧光笔、修

正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材:打印机墨盒、色带、计算 机磁盘、空白光盘等。

任务一 办公设备的使用和管理
主要讨论最经常使用的办公设备,如复印 机、传真机、打印机、数码照相机、数码录音 笔、U盘等。 一、复印机使用和管理 1.复印机的基本原理 静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机 和精密机械为一体的摄影技术,将原稿的文字、 图像转换为静电潜象,再由静电潜象转印成复 印图像的过程。

复印机

2.复印机的使用
静电复印机的使用步骤: (1)预热 ;(2)放臵原稿;(3)设定份数; (4)设定复印倍数;(5)选择复印纸尺寸; (6)调节复印对比度; (7)当复印纸张较薄而底稿两面都有字时,可在该 页背后垫上一张白纸,防止背面的字透印出来。当复 印无法拆开的书本时,可两页中间夹一张厚白纸,遮 挡暂不印的一页和中缝。

送纸方式: 复印送纸有两种:送纸盒自动送纸和手动 送纸。一般情况使用自动送纸,如果制作胶 片或载体纸张较厚,则使用手动方式送纸。 复印机的使用常识: 1)选择合适的地方安装复印机。 2) 应使用稳定的交流电,电源的定额 应为:220-240V,50Hz,15A。

3.复印机管理
复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转.每天下午下 班时关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料,复 印机密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关,切断电源。

4.复印机的维护和保养
必须对复印机进行定期保养维护,也就是对静电复印 机的感光鼓、电晕器、显影装臵、光学系统、供输纸机 构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。 当对复印机进行维护保养操作时,应首先切断电源, 打开各机门,卸下稿台玻璃,然后分别将清洁器、显影 器、电晕装臵、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相 继拉出,最后取感光鼓。注意:在取出感光鼓及其周围 部件时,一定要小心,决不能划坏感光鼓,一旦划坏将 在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。

二、传真机使用和管理
1.传真技术概述 问世于19世纪40年代,20世纪20年代传 真技术基本成热,第二次世界大战前后开 始商用,进入20世纪90年代以来,传真技 术随着世界新技术的不断发展,产生了光 电技术及其器件的更新。光传真机也应运 而生。

新型数码传真机

1.秘书如何收发传真
(1)发出传真 发出传真除了要熟悉其发送方法外,还 要注意: 1)拟写文稿 2)登记:传真管理,要建立收发登记制 度。 3)归档:如果是重要的文件,应加以编 号并妥善保存,年底立卷归档。

(2)接收传真
1)登记 接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和 发送一样,也要建立登记制度。 2)处理 秘书收到传真后,属于自己职责范围之内的应尽快 处理;如果是他人传真,应尽快通知收件人,并请领 取人领取时签字,尤其是有急度和密级要求的传真, 更要认真对待,确保传真能得到快速高效的处理。

三、打印机使用和管理
1.针式打印机 针打机购臵成本便宜、耗材成本低廉、 不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。 2.喷墨打印机 喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷 射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成 打印输出功能的。

3.激光打印机

激光打印机是激光技术和电子照相技术相 结合的产物。它由走纸机构、激光扫描系统、 电子照相部件和字形发生器与控制器等几部分 组成。

四、数码相机使用和管理 1.什么是数码相机? 数码相机中的照片可直接传送到计算机中。 数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的 结合体,按下快门,马上就可以从液晶显示 屏上看到照片效果。

2.数码相机的注意事项
(1)数码相机不适宜拍摄自然风光 (2)尽量靠近被摄体 (3)避免过高或过低的温度 (4)取景要准确 (5)在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光

3、数码相机的保养
(1)清洗相机机身 (2)清洗镜头 (3)防热 (4)防寒 (5)防水、防雾和防沙 (6)旅行防护 (7) 相机保藏

五、U盘使用和管理
1.何谓U盘
优盘即U盘,如图所示。是一种闪存介 质,通过电脑的USB接口存取数据,存取 数据的速度远比软盘快。容量从几M到 数千M不等。

优盘的优点:
不需要驱动器,无外接电源,使用简便,即插即用; 容量大,体积小,仅大拇指般大小,十分的轻巧; 存取速度快,约为软盘速度的15倍; 可靠性好,可擦写达100万次,数据至少可保存10年; 抗震,防潮,耐高低温,携带十分方便; USB接口,带写保护功能; 具备系统启动、杀毒、加密保护、装载一些工具等功 能;

2.U盘使用注意事项 (1)拔U盘之前要关掉从U盘中打开的每个文 件夹,否则可能会丢失数据。 (2)“我的U盘”只能识别FAT格式的分区。 (3)不使用U盘的时候,最好将U盘取下,否 则会影响终端的运行速度。 (4)频繁插拔U盘会导致盘内数据丢失,因此 插拔时间间隔至少要保持30秒。

任务二 办公资源采购与管理
直接购买 购买 电话订购 传真订购

网上订购
租用

办公用品采购流程
交货单

申请
申购表

审批
订货单

招标
选择供应商

签合同

入库

付款
订货单

1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置

交货单
入库单

办公用品的申请和订货
?1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购

申请单》,说明需要货物的理由和细节,经过部 门领导批准后交给采购人员 ?2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应 商发出购买需求,各供应商会返回对应的报价单 经过采购人员的比较、筛选,填写正式订购单并 签字,说明订购货物的详细情况,发送给选定的 供应商,该订购单需要公司高级主管签字批准, 并复制一份给财务部,做为付款的通知。

办公用品采购申请单
部门: 序号 1 2 3 4 5 6 7 制表人:  审核: 核准: 名称 规格 品名 数量 单价 总计

办公用品订购单
风光旅游公司 序号 1 2 3 4 5 6 7 名称 规格 品牌 数量 单价 总计

合计

制表人:

审核:

核准:

办公用品的入库
?

? ?

3、当收到供应商的货物后,要对照供应商的交货单和自 己的订货单检查货物,查明货物的数量、质量应当符合 要求,将签收后的交货单送财务部 4、采购人员根据收到的货物填写入库单,货物入库,库 房人员要签字表示货物进库。 5、财务部收到发票后,对照《交货单》、《入库单》和 《订单》,三单货名、数量应当相符,经财务主管签字 核准,总经理批准后付款。

? ? ? ?

6、接收的每一类货物的详情,应输入到《办公 用品库存卡》的接收项目中。 7、接收后,要及时更新库存余额。 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9、订立物品发放制度,确定物品发放人。

办公用品的库存管理
? ?

? ?

?

? ?

1、储藏间或物品柜要上锁,保证安全 2、新物品置于旧物品下面或后,领用时遵守先 进先出的原则。 3、各类物品要清楚地贴上标签,标明类别 4、体积大、分量重的放置在最下面,减少从架 上取物时发生事故的危险 5、小物品,常用的物品应放在较大物品前,方 便领用。 6、储藏间要通风良好,保持干燥 7、照明良好,便于查找。

办公用品入库清单
入库时间:

物 品
纸张

项目

数量

规格

单价

金额

装订机
文件夹 总计:
制表人:

制表时间:

要学会填写库存记录卡(一)
库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令 项目:A4白文件纸 最小库存量 (安全库存) 15令 单位数量:令(1令=500页)再定货量 25令 接 收 发 放 日 期 数量 发票号 供应商 数量 领用 领用 余额 人 部门 1-1 30 S193 3 初萌 行政部 10

再定货量=日用量*运送时间+最小库存量

? 库存监督工作说明
?

?

?

?

1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间 隔,并采用各种不同的库存监督行动 2、监督中发现的库存问题,需缩短监督时间间 隔,保证库存符合企业要求。 3、每月核查一次入库、出库和库存情况,了解 物品使用情况,防止物品过度使用。 4、定期检查库存记录卡,并随时调整库存情况, 减少浪费

办公用品的领用
领用流程
?

填写领用申请表

发放用品

更新库存记录

办公用品的领用注意事项
?

? ?

?
?

1、领用办公用品时,要填写《办公用品领用 登记表》,由领用人详细填写领用物品的名称、 数量、用途、领用时间等项目,并在领用人一 栏中签字,做到“谁领用、谁签字、谁负责” 2、专人发放 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规 定办理 4、用品发放可对重要部门实行倾斜 5、及时更新库存卡

文具用品领用记录卡
部 门
分 类 品名 规格

工作内容
月 份 合 备 计 注

1

2

3 4 5

6

7

8

9 10 11 12


相关文章:
项目四
项目四 网络的安全配置 项目 实验名称 实验要求 实验目的 重难点点 任务一 IP 访问列表 标准访问控制列表的配置 课内完成 1、 理解标准访问列表的作用。 2、 ...
项目四_图文
项目四保康县中等职业技术学校《win7 操作系统》导学案授课人:课题 项目四个性化的 win7 外观 课型 新授课 课时 2 课时 知识与技能: 通过这个教学的学习,可以...
项目四_图文
项目四_交通运输_工程科技_专业资料。项目一:学校组织结构图的制作——使用 SmartArt 一、项目描述 假设你是学校办公室工作人员,现在领导把一份有关学校组织结构的...
项目四教案
保康县中等职业技术学校 《win7 操作系统》导学案课题 授课人: 郭强课时 2 课时 项目四 个性化的 win7 外观 课型 新授课 知识与技能: 通过这个教学的学习,...
项目四
项目四_其它课程_高中教育_教育专区。项目四,玉米生产技术试题一、填空 1、玉米的生育时期有以下几个阶段: 、、、。 2、 玉米从播种到成熟, 根据外部形态和新器...
项目四任务一
项目四任务一_经济学_高等教育_教育专区。任务一 “我国传统企业电子商务应用现状分析”任务单任务编号:EBPJ_4_1 实训地点:校内实训基地 姓名:张捷 一、任务描述...
项目四
项目四_中职中专_职业教育_教育专区。项目四 跟进工作—— 样品与原材料跟单 任务一 跟进出口样品工作 样品跟单体验活动答案 上海进出口贸易公司上海市中山路 333 ...
项目四
项目四:六方体一:工件名称:六方体 二:工件图: 25 0.04 3 0.04 B 4 7 120°±4' B 10 1 技术要求 1、要保证三组对边平行。 2、六条边相等。 3...
项目四
项目四 项目投资决策 暂无评价 78页 免费 课题4 暂无评价 5页 5财富值如要投诉违规内容,请到百度文库投诉中心;如要提出功能问题或意见建议,请点击此处进行反馈。...
项目四
项目四 ◆ 教学目标/项目目标 游客需求特征 理解旅游的需要、动机和需求的关系。理解旅游动机的基本类型,能够在在、实 际的旅游活动中分析旅游的动机 【行业要求】...
更多相关标签:
四项目人员 | 服务基层四项目人员 | 四项目人员是什么意思 | 第四批ppp示范项目 | 四资一项目 | 项目四至 | 四个月产检项目 | 湖南省第四批ppp项目 |